app-karla-dpa | BOS Connect GmbH

Datenschutzerklärung

K.A.R.L.A.-App – Stand 15. Mai 2026

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutzgrundverordnung ist:
BOS Connect GmbH
Ackergasse 4
D-73525 Schwäbisch Gmünd

Telefon: +49 7171 40 44 980
E-Mail: info@bos-connect.de
Webseite: https://bos-connect.de

Vertreten durch die Geschäftsführer
Gero A. Nicklas, Michael Fritz

Datenschutzbeauftragter
Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt. Diesen können Sie wie folgt erreichen:

dsg Datenschutz GmbH
RA Tobias Marx
Zeppelinstraße 9
D-89231 Neu-Ulm

Telefon: +49 821 899 999 20
E-Mail: datenschutz@dsg-ulm.de

Präambel
Diese App wird von der BOS Connect GmbH (nachfolgend „wir“ oder „uns“) als Verantwortlicher zur Verfügung gestellt.

Wir, die BOS Connect GmbH, sind der technische Projekt-Partner im Forschungsprojekt KARLA der Diakonie Recklinghausen und der TU Dortmund.

Im Rahmen der App ermöglichen wir Ihnen das Scannen von Dokumenten, damit diese von unserer App in einfache Sprache übersetzt wird. Bei der Nutzung der App werden – abhängig von der Art der gescannten Dokumente – von uns personenbezogene Daten über Sie verarbeitet und unsere App greift auf Informationen Ihres Endgeräts zu. Unter personenbezogenen Daten sind sämtliche Informationen zu verstehen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Weil uns der Schutz Ihrer Privatsphäre bei der Nutzung der App wichtig ist, möchten wir Sie mit den nachfolgenden Angaben darüber informieren, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten und auf welche Informationen Ihres Endgeräts wir zugreifen, wenn Sie die App nutzen und wie wir mit diesen Daten umgehen. Darüber hinaus unterrichten wir Sie über die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten und, soweit die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist, auch über unsere berechtigten Interessen.

1. Information zur Verarbeitung Ihrer Daten
Bestimmte Informationen werden bereits automatisch verarbeitet, sobald Sie die App verwenden. Welche personenbezogenen Daten und Informationen genau verarbeitet werden, haben wir im Folgenden für Sie aufgeführt:

1.1 Informationen, die beim Download der App erhoben werden
Beim Download der App werden bestimmte erforderliche Informationen an den von Ihnen ausgewählten App Store (z.B. Google Play oder Apple App Store) übermittelt, insbesondere können dabei der Nutzername, die E-Mail-Adresse, die Kundennummer Ihres Accounts, der Zeitpunkt des Downloads, Zahlungsinformationen sowie die individuelle Gerätekennziffer verarbeitet werden. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt ausschließlich durch den jeweiligen App Store und liegt außerhalb unseres Einflussbereiches.

1.2 Automatisch erhobene Informationen
Im Rahmen Ihrer Nutzung der App erheben wir bestimmte Daten automatisch, die für die Nutzung der App erforderlich sind. Hierzu gehören: App-Version, User-ID und Zeitpunkt des Zugriffs.
Diese Daten werden nicht gespeichert, aber automatisch an uns übermittelt, (1) um Ihnen den Dienst und die damit verbundenen Funktionen zur Verfügung zu stellen; (2) die Funktionen und Leistungsmerkmale der App zu verbessern und (3) Missbrauch sowie Fehlfunktionen vorzubeugen und zu beseitigen. Diese Datenverarbeitung ist dadurch gerechtfertigt, dass (1) Sie in die Speicherung sowie den Zugriff auf Informationen, die bereits in Ihrem Endgerät gespeichert sind aufgrund der bereitgestellten Informationen nach § 25 Abs. 1 TTDSG eingewilligt haben oder (2) der Zugriff auf die in der Endeinrichtung gespeicherten Informationen nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG unbedingt erforderlich ist, damit wir als Anbieter den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst der App zur Verfügung stellen können oder (3) die Verarbeitung für die Erfüllung des Vertrags zwischen Ihnen als Betroffener und uns gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Nutzung der App erforderlich ist, oder (4) wir ein berechtigtes Interesse daran haben, die Funktionsfähigkeit und den fehlerfreien Betrieb der App zu gewährleisten und einen markt- und interessengerechten Dienst anbieten zu können, das hier Ihre Rechte und Interessen am Schutz Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO überwiegt.

1.3 Erstellung eines Nutzeraccounts und Anmeldung
Sie selbst können bei uns keinen Nutzeraccount registrieren. Die Anmeldung erfolgt über das Forschungsprojekt. Sobald wir über das Forschungsprojekt eine Freischaltungsanfrage für einen Account erhalten, setzen wir den Anmelde- und Freischaltungsprozess wie folgt um:
Die Freischaltung Ihres Nutzeraccounts bzw. der Login erfolgt über einen von uns bereitgestellten QR-Code und/oder Deeplink. Ihnen als Nutzer wird eine Nutzer-ID zugeteilt, anhand derer wir die Lizensierung und Freischaltung der App prüfen können. Diese lässt keine Rückschlüsse auf Ihre Person zu und ist damit pseudonym. Den Link oder den QR-Code erhalten Sie über die Forschungsprojekt-Koordination.

1.4 Nutzung der App
Im Rahmen der App können Sie Dokumente hochladen oder scannen, um sie mittels künstlicher Intelligenz in einfache Sprache übersetzen zu lassen.
Die App erfordert darüber hinaus folgende Berechtigungen:

Internetzugriff: Dieser wird benötigt, um Ihre Eingaben auf unseren Servern zu speichern und die von Ihnen eingegebenen Daten zu verarbeiten.
Kamerazugriff: Dieser wird benötigt, damit Sie Fotos bzw. Scans Ihrer Dokumente anfertigen und in der App sowie auf unseren Servern speichern können.

Die Verarbeitung und Verwendung von Nutzungsdaten erfolgt zur Bereitstellung des Dienstes. Diese Datenverarbeitung ist dadurch gerechtfertigt, dass die Verarbeitung im Sinne des § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG unbedingt erforderlich ist, um den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst der App zur Verfügung stellen zu können, oder weil sie für die Erfüllung des Vertrags zwischen Ihnen als Betroffener und uns gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Nutzung der App erforderlich ist.

1.5 Daten, die auf Ihre Veranlassung hin gespeichert und verarbeitet werden
Im Rahmen der Nutzung der App werden Informationen und personenbezogene Daten auch dann verarbeitet, wenn Sie dies im Rahmen der Nutzung veranlasst haben. Dies ist etwa dann der Fall, wenn Sie ein Dokument mit unserer App scannen bzw. hochladen und in leichte Sprache übersetzen lassen.
Diese Informationen umfassen insbesondere folgende Daten:
• Inhalte der von Ihnen hochgeladenen Dokumente
• Inhalte der von Ihnen gescannten Dokumente
Die Verarbeitung dieser Informationen und Daten erfolgt zur Bereitstellung des Dienstes und ist dadurch gerechtfertigt, dass (1) die Speicherung der Information oder der Zugriff auf Informationen im Sinne des § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG unbedingt erforderlich ist, um Ihnen den gewünschten Dienst der App zur Verfügung stellen zu können und (2) die Verarbeitung für die Erfüllung des Vertrags zwischen Ihnen als Betroffener und uns gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur von Ihnen gewünschten und veranlassten Nutzung der App erforderlich ist.

1.6 Kontaktaufnahme mit uns
Bei Ihrer Kontaktaufnahme mit uns per E-Mail oder über ein Kontaktformular werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (Ihre E-Mail-Adresse, ggf. Ihr Name und Ihre Telefonnummer) von uns gespeichert und verarbeitet, um Ihre Fragen zu beantworten. Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten löschen wir, falls die Anfrage einem Vertrag zugeordnet wird, nach den Fristen zur Vertragslaufzeit, ansonsten nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO – mithin Ihre ausdrückliche Einwilligung. Sofern Sie Ihre Anfrage zum Zwecke der Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen stellen, bzw. sich diese darauf bezieht, erfolgt die Verarbeitung nach Art 6. Abs. 1 lit. b) DSGVO. Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Bearbeitung und Beantwortung Ihrer an uns gerichteten Anfrage.

2. Weitergabe und Übertragung von Daten
Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten ohne Ihre ausdrückliche vorherige Einwilligung erfolgt neben den explizit in dieser Datenschutzerklärung genannten Fällen lediglich dann, wenn es gesetzlich zulässig bzw. erforderlich ist.

2.1 Weitergabe zu Forschungszwecken
Im Rahmen des Forschungsprojektes und der wissenschaftlichen Auswertung der Ergebnisse können unter Umständen Daten an unsere Projektpartner weitergegeben werden.

2.2 Weitergabe an Behörden
Wenn es zur Aufklärung einer rechtswidrigen bzw. missbräuchlichen Nutzung der App oder für die Rechtsverfolgung erforderlich ist, werden personenbezogene Daten an die Strafverfolgungsbehörden oder andere Behörden sowie ggf. an geschädigte Dritte oder Rechtsberater weitergeleitet. Dies geschieht jedoch nur, wenn Anhaltspunkte für ein gesetzwidriges bzw. missbräuchliches Verhalten vorliegen. Eine Weitergabe kann auch stattfinden, wenn dies der Durchsetzung von Nutzungsbedingungen oder anderen Rechtsansprüchen dient. Wir sind zudem gesetzlich verpflichtet, auf Anfrage bestimmten öffentlichen Stellen Auskunft zu erteilen. Dies sind Strafverfolgungsbehörden, Behörden, die bußgeldbewährte Ordnungswidrigkeiten verfolgen, und die Finanzbehörden. Eine etwaige Weitergabe der personenbezogenen Daten ist dadurch gerechtfertigt, dass (1) auf Anordnung einer zuständigen Stelle Auskunft zu erteilen ist, soweit dies zur Erfüllung von Auskunftspflichten nach § 21 Abs. 1 und 2 TTDSG oder nach Maßgabe von § 22 TTDSG erforderlich ist, (2) die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der wir gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. nationalen rechtlichen Vorgaben zur Weitergabe von Daten an Strafverfolgungsbehörden unterliegen, oder (3) wir ein berechtigtes Interesse daran haben, die Daten bei Vorliegen von Anhaltspunkten für missbräuchliches Verhalten oder zur Durchsetzung unserer Nutzungsbedingungen, anderer Bedingungen oder von Rechtsansprüchen an die genannten Dritten weiterzugeben und Ihre Rechte und Interessen am Schutz Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO nicht überwiegen.

2.3 Weitergabe an Auftragsverarbeiter
Wir sind für die Erbringung unseres Dienstes folgende Fremdunternehmen und externe Dienstleister angewiesen:

Auftragsverarbeiter	Einsatzzweck	Datenschutzerklärung
Hetzner Online GmbH	Hosting	https://www.hetzner.com/de/legal/privacy-policy/
Strato GmbH	Domainverwaltung	https://www.strato.de/datenschutz/
Mistral AI	KI-Ressourcen	https://legal.mistral.ai/terms/privacy-policy?language=de-DE
Summ AI GmbH	KI-Ressourcen	https://summ-ai.com/datenschutzerklarung/

Eine etwaige Weitergabe der personenbezogenen Daten ist dadurch gerechtfertigt, dass (1) wir ein berechtigtes Interesse daran haben, die Daten für administrative Zwecke innerhalb unserer Unternehmensgruppe weiterzugeben und Ihre Rechte und Interessen am Schutz Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO nicht überwiegen und (2) wir unsere Fremdunternehmen und externen Dienstleister im Rahmen von Art. 28 Abs. 1 DSGVO als Auftragsverarbeiter sorgfältig ausgewählt, regelmäßig überprüft und vertraglich verpflichtet haben, sämtliche personenbezogenen Daten ausschließlich entsprechend unserer Weisungen zu verarbeiten.

3. Datenübermittlung in Drittländer

3.1 Allgemeine Hinweise
Sofern personenbezogene Daten an externe Server in einem Drittland gesendet werden, haben wir mit dem jeweiligen Auftragsverarbeiter Vereinbarungen über die Auftragsverarbeitung geschlossen, die Garantien dafür bieten, dass die Vorgaben des Datenschutzrechts eingehalten werden.
Eine Verarbeitung Ihrer Daten in einem Drittland findet sodann nur statt, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind. Im Falle einer ausdrücklichen Einwilligung in die Übertragung personenbezogener Daten in Drittstaaten erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO. Alternativ kann die Verarbeitung Ihrer Daten auf Grundlage besonderer Garantien oder eines EU-Angemessenheitsbeschlusses erfolgen, wie etwa dem Data Privacy Framework (DPF) oder sofern ein Angemessenheitsbeschluss für das Drittland nicht vorhanden ist, durch die Vereinbarung von EU-Standarddatenschutzklauseln ggf. in Verbindung mit zusätzlichen Garantien zur Sicherstellung der Einhaltung des Datenschutzniveaus der Europäischen Union.

3.2 Datenübermittlung
Eine Übertragung von Daten in Drittstaaten findet nicht statt; wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich innerhalb des Geltungsbereichs der DSGVO.

4. Zweckänderungen
Verarbeitungen Ihrer personenbezogenen Daten zu anderen als den beschriebenen Zwecken erfolgen nur, soweit eine Rechtsvorschrift dies erlaubt oder Sie in den geänderten Zweck der Datenverarbeitung eingewilligt haben. Im Falle einer Weiterverarbeitung zu anderen Zwecken als denen, für den die Daten ursprünglich erhoben worden sind, informieren wir Sie vor der Weiterverarbeitung über diese anderen Zwecke und stellen Ihnen sämtliche weitere hierfür maßgeblichen Informationen zur Verfügung.

5. Zeitraum der Datenspeicherung
Wir löschen oder anonymisieren Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die Zwecke, für die wir sie nach den vorstehenden Ziffern erhoben oder verwendet haben, nicht mehr erforderlich sind. Soweit nicht abweichend angegeben, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer des Nutzungs- bzw. des Vertragsverhältnisses über die App zzgl. eines Zeitraumes bis zum Ende des Forschungsprojektes am 31.01.2026, während welchem wir nach der Löschung Sicherungskopien aufbewahren, soweit diese Daten nicht für die strafrechtliche Verfolgung oder zur Sicherung, Geltendmachung oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen länger benötigt werden.

Spezifische Angaben in dieser Datenschutzerklärung oder rechtliche Vorgaben zur Aufbewahrung und Löschung personenbezogener Daten, insbesondere solcher, die wir aus steuerrechtlichen Gründen aufbewahren müssen, bleiben unberührt.

6. Crashanalyse mittels Sentry
Wir setzen zur Analyse von Fehlern und Abstürzen unserer App die Software Sentry des Anbieters Functional Software Inc., 132 Hawthorne St., San Francisco, CA 94107 USA ein. Die Software Sentry ist auf unserem Server installiert, sodass eine Übermittlung an Sentry oder Dritte nicht stattfindet. Dementsprechend findet auch keine Übertragung Ihrer Daten in ein Drittland statt.

Im Falle eines Fehlers oder eines Absturzes der App werden zur Protokollierung folgende Daten verarbeitet:

Name Ihres mobilen Endgeräts
individuelle Geräte-ID
Gerätebetriebssystem
Anonyme User-ID

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, mithin unser berechtigtes Interesse an der Analyse und Behebung von etwaigen in unserer App auftretenden Fehlern.

7. Auswertung der KI-Nutzung
Wir analysieren die Menge an verbrauchten KI-Tokens, die im Rahmen Ihrer Nutzung mit der App anfallen um den generellen Verbrauch zu messen. Hierbei wird lediglich die Menge der verbrauchten KI-Token für Ihre Anfrage gemessen. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, mithin unser berechtigtes Interesse an der Analyse der notwendigen KI-Ressourcen.

8. Ihre Rechte als Betroffene Person

8.1 Auskunftsrecht
Sie haben das Recht, von uns jederzeit auf Antrag eine Auskunft über die von uns verarbeiteten, Sie betreffenden personenbezogenen Daten im Umfang des Art. 15 DSGVO zu erhalten. Hierzu können Sie einen Antrag postalisch oder per E-Mail an die unten angegebene Adresse stellen.

8.2 Recht zur Berichtigung unrichtiger Daten
Sie haben nach Art. 16 DSGVO das Recht, von uns die unverzügliche Berichtigung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern diese unrichtig sein sollten. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie auch das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten von uns zu verlangen. Wenden Sie sich hierfür bitte an die unten angegebenen Kontaktadressen.

8.3 Recht auf Löschung
Sie haben das Recht, unter den in Art. 17 DSGVO beschriebenen Voraussetzungen von uns die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen. Diese Voraussetzungen sehen insbesondere ein Löschungsrecht vor, wenn die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind, sowie in Fällen der unrechtmäßigen Verarbeitung, des Vorliegens eines Widerspruchs oder des Bestehens einer Löschungspflicht nach Unionsrecht oder dem Recht des Mitgliedstaates, dem wir unterliegen. Zum Zeitraum der Datenspeicherung siehe im Übrigen Ziffer 5 dieser Datenschutzerklärung. Um Ihr Recht auf Löschung geltend zu machen, wenden Sie sich bitte an die unten angegebenen Kontaktadressen.

8.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO zu verlangen. Dieses Recht besteht insbesondere, wenn die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zwischen dem Nutzer und uns umstritten ist, für die Dauer, welche die Überprüfung der Richtigkeit erfordert, sowie im Fall, dass der Nutzer bei einem bestehenden Recht auf Löschung anstelle der Löschung eine eingeschränkte Verarbeitung verlangt; ferner für den Fall, dass die Daten für die von uns verfolgten Zwecke nicht länger erforderlich sind, der Nutzer sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt sowie, wenn die erfolgreiche Ausübung eines Widerspruchs zwischen uns und dem Nutzer noch umstritten ist. Um Ihr Recht auf Einschränkung der Verarbeitung geltend zu machen, wenden Sie sich bitte an die unten angegebenen Kontaktadressen.

8.5 Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht, von uns die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format nach Maßgabe des Art. 20 DSGVO zu erhalten. Um Ihr Recht auf Datenübertragbarkeit geltend zu machen, wenden Sie sich bitte an die unten angegebenen Kontaktadressen.

9. Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die u.a. aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO erfolgt, Widerspruch nach Art. 21 DSGVO einzulegen. Wir werden die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einstellen, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder wenn die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. Selbstverständlich können Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Zwecke der Werbung und Datenanalyse jederzeit widersprechen. Ihren Werbewiderspruch können Sie uns am besten unter den oben angegebenen Kontaktdaten ausüben.

10. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, bei der Aufsichtsbehörde Beschwerde gegen die Verarbeitung Ihrer Daten durch die BOS Connect GmbH einzulegen. Ebenso haben Sie das Recht sich zu beschweren, wenn Sie der Meinung sind, dass die BOS Connect GmbH Ihre Rechte aus der Datenschutzgrundverordnung nicht oder nicht fristgerecht umsetzt.

Zuständig für die BOS Connnect GmbH ist:
Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Postfach 10 29 32 70025 Stuttgart
poststelle@lfdi.bwl.de

11. Kontakt
Sollten Sie Fragen oder Anmerkungen zu unserem Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten haben oder möchten Sie die unter Ziffer 8 und 9 genannten Rechte als betroffene Person ausüben, wenden Sie sich bitte an uns unter folgenden Kontaktdaten: BOS Connect GmbH
Ackergasse 4, 73525 Schwäbisch Gmünd, E-Mail: info@bos-connect.de. Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter den oben genannten Kontaktdaten.
Bei Fragen oder Anmerkungen zum praktischen Umgang und der Bedienung der App oder bei Supportanfragen wenden Sie sich bitte an: info@bos-connect.de.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir halten diese Datenschutzerklärung immer auf dem neuesten Stand. Die aktuelle Fassung der Datenschutzerklärung ist stets unter https://bos-connect.de/app-karla-dpa zu finden.